Devenez la référence en
Transformation numérique des documents
[Formation et accompagnement]
Mobiliser votre équipe par un classement cohérent de vos documents d'entreprise : c'est possible!
La gestion des documents : un casse-tête pour votre entreprise?
Vous voyez les risques d’une mauvaise gestion documentaire :
- Perte d’informations clés, de contrats ou d’une cause en justice (lorsque le gain de cause est basé sur un document), réputation entachée, blâme lors d’audit parce qu’on ne trouve pas l’information;
- Mise en doute de la logique de classement, de la qualité du travail et même de la compétence de ses collègues;
- Perte de productivité, de temps à rechercher à travers des copies et des versions, avoir la sensation de moins bien faire le travail ou de le faire en double ou en silo;
- Achat (à grands frais $$) d’une solution collaborative ou d’une solution de gestion documentaire qui n’est pas utilisée! Peut-être que vous envisagez de l’abandonner et de changer (encore) de solution...
- Processus de numérisation long et complexe, avec perte de temps à indexer et contrôler manuellement.
Vous voulez collaborer sans papier, que toute l’entreprise participe au bon classement des documents. Mais vous ne savez pas comment procéder ni par où commencer. Est-ce qu’on fait un plan de classement, comme en mode papier? Est-ce qu’on doit tout numériser? Est-ce qu’on va retrouver nos documents? Est-ce qu’on peut détruire les originaux?
Devenez la référence en
Transformation numérique
des documents
Mettez de la cohérence dans votre gestion documentaire et soyez un agent du changement compétent et reconnu !
La formation vous permettra de :
- Comprendre les mesures de sécurité et d’intégrité à mettre en place pour le respect des lois et règlements, à travers tout le cycle de vie documentaire, ainsi que dans le transfert de support (la numérisation);
- Éliminer les silos de classement et de communication en établissant une structure de classement (nomination de fichier et arborescence) en conformité avec la logique des équipes qui produisent et utilisent les documents;
- Faciliter la recherche et l’intégration des documents à vos systèmes, par une indexation adéquate et rendant possible l’automatisation;
- Obtenir des gains en efficacité en clarifiant vos communications (expression des besoins à vos technos et vos fournisseurs, et meilleure collaboration autour des documents), à la satisfaction de vos équipes;
- Être un bon agent de changement : la transformation numérique des documents peut être un changement positif et mobilisant!
Vous saurez comment j’arrive à faire un succès de mon projet :
- améliorer la structure de classement
- simplifier les procédures et les communications
- choisir des stratégies intégrées à vos processus
- mobiliser les utilisateurs
- planifier l’implantation, sans rien oublier!
Première leçon vidéo gratuite
Les 3 essentiels pour réussir sa transformation documentaire numérique
En inscrivant votre prénom et votre courriel ci-dessous, vous recevrez un courriel vous donnant accès au premier module Les 3 essentiels pour une transformation documentaire numérique réussie.
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Voir les conditionsDes formations complètes, en numérisation et gestion des documents numériques, pour accompagner votre entreprise vers sa transformation
Vous aurez accès à plusieurs modules, structurés étape par étape, pour augmenter vos compétences sur les fondements légaux et fonctionnels des documents numériques. Vous obtiendrez des outils d’analyse pour vous aider à comprendre vos besoins et à implanter des solutions bien utilisées par tous. Toutes les notions essentielles pour choisir les meilleures stratégies, pour structurer vos systèmes et guider votre entreprise vers une transformation numérique cohérente.
Vous n’avez pas besoin d’expertise particulière pour suivre ces formations. Elles s’adressent autant aux entrepreneurs, aux gestionnaires, aux adjoints, aux chargés de projet, aux techniciens, aux archivistes, à tous ceux qui doivent documenter leurs activités et collaborer à travers les documents numériques ! Elles s’appliquent à tous les domaines d’affaires qui doivent travailler avec des documents : RH, facturation, séances de comités ou de conseil d'administration, bureaux de projet (ingénierie, transport, développement informatique), assurances et finances, santé, etc.
Assurer l'intégrité
Vous comprendrez les différentes mesures à déployer pour assurer la sécurité et démontrer l’intégrité de vos documents numérisés.
Indexer de façon cohérente
Vous pourrez soutenir vos équipes dans la mise en place d’une architecture de classement cohérente avec leurs activités, et qui facilitera l’intégration de vos documents à vos solutions.
Optimiser la numérisation
Vous apprendrez le fonctionnement de base de la numérisation de volume, et à automatiser l’indexation de vos documents. Et à définir les mesures de numérisation qui assurent l’intégrité et permettent la destruction des documents sources.
Conduire un projet avec compétence
Vous apprendrez à analyser vos besoins, à choisir vos stratégies, à implanter vos solutions par l’utilisation d’outils de planification simples et efficaces. Vous comprendrez comment la simplification des processus joint à la cohérence de l’architecture, limitera le temps consacré à la formation et aux communications, et favorisera l’adhésion des utilisateurs.
BONUS
Des conseils d'experts indépendants
En plus des formations en modules et l’accès à des gabarits et exemples, tu auras accès à un coach pour répondre à tes questions et te donner une foule de conseils en cours de route. Des conseils sur les différentes technologies, sur les processus à déployer, et des exemples de solutions appliquées dans différents milieux. Ces conseils sont «neutres», sans objectif de vendre une solution, et sont adaptés à ton domaine d’affaires et à la réalité de ton équipe.
Bonus 1
Accès 1 à 1 avec Mr Conseil
Tu auras un accès privilégié direct à moi, Mister Conseil, pour poser des questions et recevoir mes conseils d’archiviste-expert en gestion des documents numériques (conservation et intégrité), d’architecte fonctionnel (structures de métadonnées et d’indexation) et de conseiller en processus d’affaires (organisation du travail et amélioration continue).
En fait, c’est moi MrConseil, Marie Rhéaume Conseil! ;-)
Bonus 2
Accès à la GED zone
Tu obtiendras un accès à la communauté où tu pourras poser tes questions sur le forum de soutien et même discuter avec les membres qui partagent les mêmes préoccupations et des solutions ingénieuses pour vous soutenir mutuellement via un réseau social interne.
Bonus 3
Accès à un expert des technologies de numérisation
Tu auras accès à un expert des technologies de numérisation qui a œuvré pendant 15 ans comme directeur dans des projets de numérisation d’envergure. Il pourra donc vous être d’une grande aide pour bien choisir vos solutions, vous soutenir dans le déploiement de votre chaîne de numérisation massive et courante ou pour auditer vos opérations.
À propos de Marie
Conseillère en gestion documentaire et en numérisation
Je m’appelle Marie Rhéaume. Depuis trente ans, je suis spécialiste de la gestion des documents numériques et papier. J’interviens dans divers projets de transformation numérique, accompagnant mes clients dans l’analyse de leurs besoins, dans la mise en place d’une bonne structure documentaire (indexation) et dans le déploiement de processus optimisés de gestion documentaire. Mes expériences dans les secteurs privés et publics (santé, municipal, scolaire, financier, ingénierie, recherches, association, bureau de projet, transport, immobilier), liées à mon parcours académique (maîtrise en archivistique et diplôme d’études collégiales en archives médicales), facilitent ma lecture stratégique de la gestion de l’information que je mets à profit dans mes interventions.
Je suis reconnue pour mon sens de l’analyse et ma vision globale de l’information, incluant vos besoins d’affaires, vos processus collaboratifs, vos documents intègres et vos technologies. Excellente vulgarisatrice, je préconise une approche participative insistant sur le partage des expertises.
Se sentir en confiance dans l’implantation de nos processus
Plein d’idées concrètes pour rendre notre classification simple et efficace
Marie a des idées concrètes pour rendre notre classification plus efficace
J’ai eu la chance de travailler avec Marie pour réorganiser les fichiers de mon entreprise dans Google Drive. Avant de travailler avec elle, nous avions de la difficulté à retrouver les informations dont nous avons besoin pour accomplir les mandats de nos clients. Il est très facile de se perdre dans de nombreux dossiers et surtout de ne pas être sur la même longueur d’onde que le reste de l’équipe sur le classement des fichiers. Grâce à Marie, nous avons maintenant une architecture claire pour les dossiers des clients et des procédures internes qu’elle nous a très bien expliquées. Pour arriver à ce résultat, elle a fait une analyse approfondie de l’entreprise et discuté avec tous les membres de l’équipe pour optimiser nos processus internes. Nous avons tous apprécié son professionnalisme, sa riche expérience des fonctionnements internes d’une entreprise, son sens aigu de l’analyse et ses idées concrètes pour rendre nos classifications plus efficaces.
– Justine Gaignard-Parent
Présidente, Guépard Communications
Se sentir en confiance dans l’implantation de nos processus
Dans le cadre de mon travail, j’ai eu à travailler à plusieurs reprises avec Mme Rhéaume. Son sens de l’organisation du travail, ses connaissances et son éthique de travail, nous a permis d’aller de l’avant avec notre grand projet de numérisation des dossiers. Son bagage au niveau légal dans le milieu de la santé, a fait que nous nous sentions en confiance tout au long des processus que nous avons mis en place. Ses connaissances du point de vue des technologies de l’information sont impressionnantes, à plus d’une occasion elle a su répondre à mes questions. Elle a élaboré un cours sur mesure pour notre département concernant l’intégrité et la sécurité informatique. Elle démontre un professionnalisme, par le fait qu’elle s’implique énormément dans la diffusion de ses connaissances.
– Caroline Dion,
Conseillère-cadre, CDO
Savoir vendre des recommandations
Nous avons eu la chance de travailler avec Marie à la STM afin de faire une analyse complète de la situation quant à la gestion de l’information au sein de la Société. Grâce à son accompagnement, nous avons cernés les différents aspects et dresser un portrait juste qui a été transmis et partagé avec la direction et les différents secteurs concernés. Le fait d’avoir une personne externe à l’organisation a aussi permis de mieux «vendre» les recommandations.
– Stéphanie Dumas,
Conseillère archives et ressources informationnelles
Combien ça coûte?
- Dans un mandat de consultant, pour conseiller votre entreprise sur ses choix de stratégies numériques, il vous en coûtera entre 12 000 $ et 20 000 $ (selon la complexité du projet).
- Une certification d’une semaine en présentiel vous coûtera facilement 5000 $, sans être personnellement accompagné pour appliquer vos apprentissages.
- Vous dites que votre fournisseur vous donnera une formation sur la solution choisie? Oui, mais le fournisseur NE VOUS ENSEIGNE PAS comment analyser vos besoins pour bien structurer vos documents, ni à bien les indexer. Ni à intégrer vos technologies à vos processus (et non l’inverse). Et encore moins comment implanter sa solution en minimisant la résistance au changement. Et qui vous enseignera comment limiter les risques face à l’intégrité? C’est pourtant tous ces éléments qui feront de votre projet numérique un succès!
- Vous recherchez une formation pour la mise en place d’une chaîne de numérisation? Ça n’existe pas! [Sauf ici!]
Avec la formation et l’accompagnement personnalisé, je vous fais gagner un temps précieux et vous fais faire des économies d’argent et d’énergie, en limitant les risques et les « essais et erreurs » dans le déploiement de vos solutions documentaires. Je sais comment analyser les besoins, comment implanter une solution avec une démarche et des outils structurés, qui m’ont permis d’en implanter plusieurs, avec succès. Je ne vais pas le faire à votre place, mais vous montrer comment faire. Pour que vous puissiez choisir les meilleures stratégies, continuer à faire évoluer votre entreprise en toute conscience des avantages et des limites de vos choix.
Autre bonne nouvelle, je suis formatrice agréée par Emploi Québec. Ce qui rend les frais de la formation admissibles aux différentes subventions provinciales et fédérales.
Formations offertes
La numérisation des documents : Stratégies et besoins
Formation de niveau 1 [NUMSB] sur les fondements d'un projet de numérisation
On s’intéresse aux opérations, mais surtout aux stratégies d’implantation d'un projet de numérisation, que la numérisation soit réalisée à l’interne ou à l’externe, par vos employés ou par un fournisseur, à la pièce ou en lot, pour la production documentaire quotidienne ou pour la numérisation massive d’une série de dossiers archivés. Nous adresserons plus particulièrement la numérisation dans un contexte de documents d’affaires ou administratifs, à travers les questions suivantes : Comment assurer l’intégrité en numérisation et permettre la destruction des documents sources? Quels sont les principaux besoins (spécifications et niveaux d’indexation) nécessaires à mon projet de numérisation?
Plan de cours
Chaque formation comprend une partie théorique (asynchrone) et une partie pratique (atelier synchrone). Les modules :
L'intégrité et la valeur juridique des documents en numérisation (au Québec), et la disposition des documents sources - La numérisation : le lot et son traitement, la chaîne de numérisation et la documentation du transfert (registre) - Les stratégies d'implantation (dossiers/documents, interne/externe, massive/continue) - Les besoins fonctionnels en numérisation (recommandations des spécifications et niveaux d'indexation).
Durée : 2 jours
Besoin du plan de cours en PDF?Option 1 - NUMSB-P
Oui je le veux!Option 2 - NUMSB-C
Je veux créer une cohorte**Option 3 - NUMSB-0
Oui je le veux!Note 1 : Tu as accès aux modules de la formation pendant plusieurs mois. Tu auras le temps d'écouter et de réécouter au besoin, de bien préparer tes questions pour ton atelier planifié à la fin des modules (si coaching).
**Il faut organiser la cohorte avant de procéder à l'inscription individuelle. Tu es membre d'une association (comme l'AAQ)? Plusieurs offrent des rabais substantiels sur mes formations en cohorte!
Classe ça simple... et clair!
Formation de niveau 1 [NUMCCS] sur le classement des documents d'entreprise
Voici les éléments essentiels que ton plan de classification doit contenir selon les activités de ton entreprise. La structure de classement, c'est le fondement de l'architecture fonctionnelle de toute solution, pour l'indexation et la nomination des fichiers. Une structure claire et simple fait la différence entre un système utilisé ou boudé! Pour t'inspirer et t'aider à déterminer les besoins de tes équipes, je te donne plein d'exemples de comment j'ai adapté ce plan à différents milieux et logiciels. Et oui, on doit pouvoir s'adapter aux besoins!
Plan de cours
La formation comprend une partie théorique (asynchrone) et une partie pratique (atelier synchrone). Les modules portent sur les meilleures pratiques de classement et de nomination, sur les grandes bibliothèques à définir selon vos besoins, avec des exemples concrets d'application dans SharePoint, Google Team Drive, Espace réseau, etc. Tu auras tout ce qu'il te faut pour élaborer un plan simple et clair pour tes équipes. Ensuite, tu m'envoies ton plan. Et on le regardera ensemble lors de notre atelier.
Durée : 1 jour
Option 1 - NUMCCS-P
Oui je le veux!Note 1 : Tu as accès aux modules de la formation pendant plusieurs mois. Tu auras le temps de bien écouter, de monter ta structure et de préparer tes questions pour ton atelier planifié à la fin des modules.
Devenez la référence en transformation numérique des documents
Formation complète [NUMFC] sur le document numérique et la numérisation, incluant la conduite de projet
Ça t’aidera à comprendre «comment ça marche» un document numérique. À assurer l’intégrité des documents, à en comprendre les fondements (structure et indexation) et à faire vos propres choix de solutions, des choix éclairés! Aussi, à mettre en place un processus de numérisation assurant l’intégrité des documents à valeur juridique. Toutes les notions essentielles pour choisir les meilleures stratégies, adapter vos systèmes, planifier les bonnes activités et guider son équipe vers une gestion documentaire numérique intègre et implantée en harmonie avec vos processus.
Plan de cours
Chaque formation comprend une partie théorique (asynchrone) et une partie pratique (ateliers synchrones). Les modules :
La gestion des documents numériques : avec quoi on travaille - Assurer l'intégrité des documents : ce qu'on doit faire - La numérisation, à chaque étape de traitement (préparation, capture, contrôle, indexation et documentation du transfert) : comment on peut le faire - Les processus documentaires : d’où on part - Les scénarios d'implantation (dossiers/documents, interne/externe et autres) : ce qu’on veut faire - L'analyse des besoins fonctionnels (spécifications et indexation) : ce dont on a besoin pour le faire - La planification : ce qu’on a à faire pour transformer le processus - Et après ça? On y va! (Ateliers de conduite de projet)
Besoin du plan de cours PDF?Option 1 - NUMFC-P
Oui je le veux!Option 2 - NUMFC-C
Je veux créer une cohorte**Garantie à 100%
Évidemment, toutes les formations viennent avec une garantie. Si la formule ne vous convient pas, vous avez plusieurs jours suivant votre date d’inscription pour demander un remboursement, sans justification. Cliquer sur le lien «Termes et conditions» au bas de la page pour plus de détails.
- Garantie 100% de la formation complète : 15 jours
- Garantie 100% des formations de base (niveaux 1) : 5 jours
Foire aux questions
Est-ce que j’ai besoin d’être expert en technologie pour réussir?
Je n’ai pas de projet en gestion documentaire à court terme, alors est-ce que je peux suivre la formation de façon autonome?
Est-ce que je peux avoir de l'aide?
Est-ce que c’est long, la formation?
Je travaille déjà dans le domaine de la documentation, est-ce que la formation est destinée uniquement aux débutants?
Est-il possible de suivre la formation en cohorte?
Vous aider à collaborer
J’ai travaillé avec plusieurs, mais vraiment plusieurs personnes et entreprises différentes. Provenant de tout domaine d’affaires. Des gens très professionnels, compétents et qui travaillent bien. Malgré la compétence et la bonne volonté, il est parfois difficile de bien travailler ensemble dans une équipe. C’est la mission que je me suis donnée : aider les gens à mieux collaborer, à améliorer les processus et les communications, à travers le document.
J’ai bien hâte de vous entendre et de vous aider à faire de votre projet un succès!
Au plaisir,
Rencontre exploratoire gratuite
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